Administratief/Onthaal medewerk/st/er

Functie

Voor ons "head office" zoeken wij een voltijds administratief bediende "MET kennis van de paardensport".

Als onhaalbediende bent u het aanspreekpunt en verantwoordelijk voor het opnemen van de telefoons en het verlenen van correcte informatie aan klanten en interne medewerkers. Verder beantwoordt u alle vragen face to face en helpt u leveranciers verder. U beheert verschillende mailboxen en online reservatietools.

Qua adminstratie staat u in voor de afrekening, het inbrengen en controleren van de gegevens nodig voor facturatie en een correct kassabeheer en u zorgt voor het opamken van de meetingverslagen.

U assisteert de HR manager bij de opmaak en verwerking van de contracten van de tijdelijke medewerkers.

U bent het aanspreekpunt van de verschillende managers aangaande kleine boodschappen en andere dringende zaken zoals: post, printen, plastificeren ect.

U bent flexibel qua taken, open minded, en we kunnen je inschakelen op verschillende diensten, gaande van trainingen tot horeca of waar op die moment ook maar hulp nodig is.

U werkuren en dagen zijn voornamelijk van maandag tot vrijdag.

Jouw profiel

* goede kennis MS Office : Word, Excel, Outlook

* je bent proactief, gemotiveerd en kan omgaan met veranderingen in taken en omstandigheden.

* je bent absoluut stressbestendig en kan omgaan met grote druktes, je weet van aanpakken en bent zelfzeker.

* je beheerst het Nederlands mondeling en schriftelijk.

* mondelinge en schriftelijke kennis van het Frans en het Engels is een must daar je wekelijks in contact komt met deelnemers van verschillende nationaliteiten en ook de mails dient te beantwoordden.

* je bent bereid om te werken van maandag tot vrijdag maar hebt zeker geen 9 to 5 mentaliteit. Onze werktijden in het hippisch centrum zijn variabel en zeker op trainingsdagen kan dat uitlopen. Wij passen ons aan aan de events en het werk dat deze met zich meebrengen.

*je hebt kennis van het hippische milieu (voornamelijk springsport).

• Personen onthalen en hun vraag identificeren
• Gegevens op computer raadplegen, invoeren of bijwerken (aanmaken van badges, inschrijving in registers, rapporten van telefonische oproepen, ...)
• Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
• De toegang en verplaatsingen van personen binnen de organisatie, sites en lokalen controleren
• Een gesprekspartner adviseren en bijstaan bij administratieve en dagdagelijkse aspecten
• Kopiëren, klasseren, intikken, lay-out verzorgen, ... van documenten
• Aanplakborden, informatie en bedrijfspubliciteit voor bezoekers actueel houden
• Personen informeren en doorverwijzen of begeleiden naar de gevraagde gesprekspartner, dienst of plaats
• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren
• De activiteiten van een team coördineren

Aanbod

Een vaste en voltijdse job met afwisseling in een sportieve omgeving.

Solliciteren

Marijke De Rossi
089/201800
marijke@setowerpark.com